ERP چیست و چگونه می تواند به کسب‌ و کارها کمک کند + نحوه پیاده سازی و انتخاب سیستم مناسب

هر کسب و کاری برای موفقیت نیازمند مدیریت دقیق منابع و فرآیندهاست. استفاده از سیستم ERP به عنوان یک راهکار هوشمند، به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا تمام جوانب کسب و کار خود را در یک سیستم واحد کنترل و هماهنگ کنند. با استفاده از این سیستم، کسب و کارها می‌توانند کارایی خود را افزایش داده و تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام دهند. در این مطلب به انواع، ویژگی ها، مزایا و معایب ERP به طور جامع و کامل اشاره شده و مورد بحث قرار گرفته است. در ادامه با ما همراه باشید تا به طور کامل با سیستم های ERP آشنا شوید.

ERP چیست؟

ERP مخفف کلمه Enterprise Resource Planning است. در واقع ERP سیستم برنامه ریزی منابع سازمان است. این محصول بسته ی نرم افزاری است که سازمان ها و شرکت ها به منظور ارتقای کارایی منابع کسب و کارشان مورد استفاده قرار می دهند. سیستم های ERP ترکیبی از ماژول های نرم افزاری مختلف است که به صاحبان کسب و کار ها کمک می کند تا با سرعت بیشتری اهداف خود را محقق سازند. این کار از طریق امکاناتی مانند حسابداری، مدیریت سرمایه و ارتباطات مشتری و ردیابی کردن سفارش ها قابل انجام است. در واقع یکی از اهداف اصلی راه اندازی سیستم ERP دستیابی آنی و با سرعت به اطلاعات راهبردی کسب و کار در حوزه های مختلف است.

ویژگی های ERP

اکثر سیستم های ERP ساختار ماژولار دارند که این ساختار کسب و کار ها را قادر می سازد تا کار خود را با ماژول های کلیدی آغاز کنند و سپس با افزایش آمادگی، عمکرد خود را بهبود ببخشند و یا ماژول های مناسب کسب و کار خاص خود را با توجه به نیاز ها و تنایب بیشتر با مشخصات سازمان خود انتخاب کنند.

بسته نرم افزاری ERP به دسته بندی داده های بخش های مختلف سازمان کمک می کند.
به برنامه ریزی و مدیریت بهتر منابع سازمان مطابق با نیاز های آن کمک می کند و کسب و کار را ارتقا می دهد.
کمک به صرفه جویی در هزینه ها و افزایش سود
این سیستم با برنامه ریزی و مدیریت بهتر منابع در کارکرد های مختلف، مسیر برنده شدن کسب و کارتان را در عرصه رقابتی بازار های جهانی راحت تر می کند.
با کمک ERP می توانید از بازگشت سرمایه ای مطلوب مطمئن شوید.
کمک به بهبود هماهنگی و ارتباط با مشتریان و ارتقای کیفیت خدمات و کوتاه تر شدن زمان پردازش و تحویل سفارش ها.
کمک به کنترل اشتباهات و خطا ها و هماهنگی بهتر کسب و کار برای دستیابی به حداکثر سود آوری.

مزایای ERP

مزایای ERP را می توان به سه دسته کلی تقسیم کرد که این دسته ها شامل تاثیر مستقیم و غیر مستقیم ERP برای صرفه جویی در هزینه ها، فرصت های افزایش درآمد و بهبود اثر بخشی کسب و کار می باشند.

کاهش مستقیم و غیر مستقیم هزینه ها

سیستم های ERP می توانند با اتوماتیک سازی و ساده سازی فرآیند های پیچیده کسب و کار، از زمان زیادی که صرف انجام کار های ابتدایی می شود، صرفه جویی کنند. این عمل منجر به صرفه جویی در هزینه ها می شود.

همچنین سیستم های ERP کمک می کنند تا فرآیند های اضافه ای که ارزش افزوده ایجاد نی کنند، حذف شوند؛ کارکرد بخش های مختلف کسب و کار یکپارچه شود و آگاهی پرسنل و توانمندی آن ها برای انطباق بهتر با شرایط افزایش یابد. این نوع ابزار های برنامه ریزی، با پشتیبانی از فرآیند های استاندارد و پرتکرار، می توانند باعث بهبود عملکرد و کیفیت و کاهش اتلاف زمان شوند.

با جایگزین کردن تعداد زیادی از نرم افزار با یک نرم افزار واحد، تعداد ارتباطاتی که باید با شرکت های سرویس دهنده داشت، کتهش یافته و این امر در نهایت باعث کاهش هزینه های خرید لایسنس، مدیریت برنامه های کاربردی و کاهش نیاز به آموزش پرسنل برای کار با نرم افزار های مختلف می شود.

افزایش فرصت و درآمد

این سیستم ها کمک می کنند تا از موجودی کافی برای پاسخ به تقاضای مشتریان و بهبود تجربه آن ها، اطمینان حاصل می کند؛ احتماب تعامل مجدد هر مشتری با کسب و کار را افزایش داده و باعث رشد در فروش می شوند. به کمک این سیستم، سازمان های مختلف می تونند با سرعت بیشتری پاسخگوی درخواست مشتریان خود باشند.

دقت در پردازش سفارش ها و زمان تحویل آن به مشتری افزایش یافته و با ایجاد گزینه هایی برای اتوماتیک شدن کارها، مشتریان را قادر می سازد تا هر زمانی که آمادگی لازم را داشتند، خرید کنند.

افزایش اثربخشی کسب و کار

از مزایای این سیستم، بهبود اثربخشی کسب و کار از طریق تسهیل همکاری بخش هی مختلف، مشخص کردن بهترین روش های انجام هرکار، ایجاد اتوماسیون بر مبنای آن است.

این سیستم ها به مدیران شرکت ها کمک می کند تا از بهترین فرصت ها در تعیین استراتژی ها و اتخاذ تصمیم ها استفاده کنند. به کمک ERP، به جای جمعآوری دستی داده ها از منابع معتبر و مختلف استفاده کرده و داده های به دست آمده را با یکدیگر به اشتراک بگزارند.

معایب سیستم ERP

یک سیستم ERP همیشه ناکارآمدی های یک کسب و کار را از بین نمی برد یا همه چیز را بهبود نمی بخشد. این شرکت ممکن است نیاز به تجدید نظر در مورد نحوه سازماندهی خود داشته باشد یا در معرض خطر قرار گرفتن با فناوری ناسازگار باشد.

سیستم‌های ERP معمولاً به دلیل عدم تمایل شرکت به کنار گذاشتن فرآیندهای کاری قدیمی، در دستیابی به اهدافی که بر نصب آنها تأثیر گذاشته است، شکست می‌خورند. برخی از شرکت ها نیز ممکن است تمایلی به کنار گذاشتن نرم افزارهای قدیمی که در گذشته به خوبی کار می کردند، نداشته باشند. نکته کلیدی این است که از تقسیم پروژه های ERP به پروژه های کوچکتر جلوگیری کنید که می تواند منجر به افزایش هزینه شود.

چگونه سیستم ERP مناسبی انتخاب کنیم؟

پیش از آنکه بتوانید سیستم مناسب را انتخاب کنید، در قدم اول با اهداف و انتظاراتتان را مشخص کنید. البته برای انتخاب و پیاده سازی یک سیستم ERP مناسب، بهتر است تمامی کسانی را که در استفاده از سیستم سهیم هستند و از آن سود می برند مشارکت داده شوند.در پروسه انتخاب سرویس دهنده از میان مجموعه شرکت های ارائه دهنده ERP، می توانید چک لیستی درست کنید و جزئیات خواسته هایتان درباره مسائلی همچون پشتیبانی فنی، هزینه ها و فرایند های حل مشکل را مشخص کنید.

به طور کل انتخاب سیستم ERP مناسب برای کسب و کار یکی از مهم‌ترین تصمیماتی است که می‌تواند تأثیر مستقیم بر موفقیت و بهره‌وری سازمان داشته باشد. برای انتخاب درست، باید به چند فاکتور کلیدی توجه داشت باشید:

۱. نیازهای کسب و کار خود را مشخص کنید

قبل از انتخاب سیستم ERP، باید دقیقاً بدانید چه نیازهایی دارید. آیا به سیستم مدیریت مالی، منابع انسانی، انبارداری، یا تولید نیاز دارید؟ با مشخص کردن نیازهای خود، می‌توانید به دنبال سیستمی باشید که به بهترین شکل این نیازها را پوشش دهد.

۲. مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری

سیستم ERP باید قابلیت گسترش و توسعه داشته باشد. با رشد کسب و کار، نیاز به افزودن ماژول‌ها و ویژگی‌های جدید خواهید داشت. یک ERP مقیاس‌پذیر و انعطاف‌پذیر به شما این امکان را می‌دهد که بدون نیاز به تعویض سیستم، با تغییرات و توسعه‌های کسب و کارتان هماهنگ شوید.

۳. سازگاری با فرآیندهای فعلی

سیستم ERP باید با فرآیندهای فعلی سازمان شما سازگار باشد. بهتر است به دنبال نرم‌افزاری باشید که به راحتی با سیستم‌های موجود و ابزارهای فعلی هماهنگ شود تا انتقال اطلاعات و یکپارچگی سیستم‌ها به مشکل نخورد.

۴. هزینه‌ها و بودجه

هزینه‌های خرید، پیاده‌سازی و نگهداری سیستم ERP را دقیقاً بررسی کنید. برخی سیستم‌ها ممکن است هزینه‌های پنهان داشته باشند که در ابتدا به چشم نمی‌آیند. به‌علاوه، باید سیستم ERP انتخابی با بودجه‌ی کسب و کار شما همخوانی داشته باشد.

۵. پشتیبانی و آموزش

مهم است که شرکت ارائه‌دهنده‌ی سیستم ERP پشتیبانی و خدمات آموزشی مناسبی را ارائه دهد. پیاده‌سازی سیستم ERP نیاز به آموزش کارکنان و پشتیبانی مداوم دارد. انتخاب شرکتی که به سرعت پاسخگو باشد و خدمات پشتیبانی قوی داشته باشد، در بهره‌وری طولانی‌مدت تأثیرگذار است.

۶. نظرات کاربران و ارزیابی تجربیات دیگران

یکی از بهترین راه‌ها برای اطمینان از انتخاب صحیح، بررسی نظرات کاربران و سازمان‌هایی است که از سیستم مورد نظر استفاده کرده‌اند. با بررسی این نظرات، می‌توانید نقاط قوت و ضعف هر سیستم را بهتر بشناسید.

با رعایت این موارد، می‌توانید یک سیستم ERP مناسب و کارآمد انتخاب کنید که به شما در بهبود فرآیندها و مدیریت بهتر کسب و کار کمک کند.

مبانی ERP

سیستم های ERP حول یک ساختار داده تعریف شده واحد طراحی می شوند که معمولاً دارای یک پایگاه داده مشترک است. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات مورد استفاده در سراسر سازمان عادی و بر اساس تعاریف مشترک و تجربیات کاربر است. سپس این ساختارهای اصلی با فرآیندهای تجاری که توسط گردش کار در بخش‌های تجاری (مانند امور مالی، منابع انسانی، مهندسی، بازاریابی و عملیات)، سیستم‌ها و افرادی که از آنها استفاده می‌کنند، به هم متصل می‌شوند. به زبان ساده، ERP وسیله ای برای ادغام افراد، فرآیندها و فناوری ها در یک شرکت مدرن است.

به عنوان مثال: شرکتی را در نظر بگیرید که با تهیه قطعات از چندین تامین کننده، خودرو می سازد. می‌تواند از یک سیستم ERP برای ردیابی درخواست و خرید این کالاها استفاده کند و اطمینان حاصل کند که هر جزء در کل فرآیند خرید تا پرداخت از داده‌های یکنواخت و تمیز مرتبط با گردش کار سازمانی، فرآیندهای تجاری، گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل استفاده می‌کند.

هنگامی که ERP به درستی در این شرکت خودروسازی مستقر می شود، یک جزء، به عنوان مثال، “لنت ترمز جلو” به طور یکنواخت با نام قطعه، اندازه، مواد، منبع، شماره قطعه، شماره قطعه تامین کننده، شماره سریال، هزینه و مشخصات مشخص می شود. ، همراه با انبوهی از موارد توصیفی و داده محور دیگر.

از آنجایی که داده ها رگ حیات هر شرکت مدرن است، ERP جمع آوری، سازماندهی، تجزیه و تحلیل و توزیع این اطلاعات را برای هر فرد و سیستمی که برای انجام بهترین نقش و مسئولیت خود به آن نیاز دارد، آسان تر می کند.

ERP همچنین تضمین می‌کند که این فیلدها و ویژگی‌های داده در حساب صحیح در دفتر کل شرکت جمع می‌شوند تا تمام هزینه‌ها به درستی ردیابی و نمایش داده شوند. اگر لنت های ترمز جلو در یک سیستم نرم افزاری (یا شاید مجموعه ای از صفحات گسترده) “ترمز جلو”، در سیستم دیگر “لنت ترمز” و در سیستم سوم “لنت جلو” نامیده می شدند، برای شرکت خودروسازی سخت خواهد بود. مشخص کنید که سالانه چقدر برای لنت ترمز جلو هزینه می شود و آیا باید تامین کننده را تغییر دهد یا برای قیمت گذاری بهتر مذاکره کند.

یک اصل کلیدی ERP، مجموعه مرکزی داده ها برای توزیع گسترده است. به جای چندین پایگاه داده مستقل با موجودی بی‌پایانی از صفحات گسترده جدا شده، سیستم‌های ERP نظم را به هرج و مرج می‌آورند تا همه کاربران – از مدیر اجرایی گرفته تا کارمندان حساب‌های پرداختنی – بتوانند داده‌های یکسانی را که از طریق فرآیندهای مشترک به دست می‌آیند، ایجاد، ذخیره و استفاده کنند. با یک مخزن داده ایمن و متمرکز، همه افراد سازمان می توانند از صحیح، به روز بودن و کامل بودن داده ها مطمئن باشند. یکپارچگی داده ها برای هر وظیفه ای که در سراسر سازمان انجام می شود، از صورت مالی سه ماهه گرفته تا یک گزارش دریافتنی معوق، بدون تکیه بر صفحات گسترده مستعد خطا، تضمین می شود.

انواع ERP

سیستم های ERP مختلفی وجود دارد که می تواند نیاز های مختلف کسب و کار را برآورده کند. در ادامه با انواع مختلف ERP آشنا می شویم:

On_Premise ERP

سیستم های ERP داخلی شامل خرید مجوزهای نرم افزار و نصب سیستم ERP مستقیماً بر روی سرورهای خود شرکت می باشد. شرکت ها کنترل کاملی بر روی سیستم و داده ها دارند. سفارشی سازی و ادغام با سیستم های موجود می تواند گسترده تر باشد و این نوع ERP معمولاً به منابع اختصاصی IT برای نگهداری، به روز رسانی و امنیت نیاز دارد.

ERP ابری

سیستم های Cloud ERP بر روی سرورهای راه دور میزبانی می شوند و از طریق اینترنت قابل دسترسی هستند. ERP های ابری مانند محصولات SaaS مقیاس پذیری بهتری را ارائه می دهند و به کسب و کارها این امکان را می دهند تا به راحتی منابع و ویژگی ها را بدون سرمایه گذاری اولیه در سخت افزار تنظیم کنند. سیستم‌های ERP ابری معمولاً دارای یک مدل قیمت‌گذاری مبتنی بر اشتراک هستند و به‌روزرسانی توسط ارائه‌دهنده ERP (نه خود شرکت) مدیریت می‌شود.

Industry-Specific ERP

سیستم های ERP ویژه صنعت برای برآوردن نیازها و الزامات منحصر به فرد صنایع خاص طراحی شده اند. این سیستم‌ها اغلب شامل ماژول‌ها، قابلیت‌ها و بهترین روش‌ها برای رسیدگی به پیچیدگی‌های صنعت هستند. به عنوان مثال، یک شرکت تولیدی را در نظر بگیرید که به شدت به موجودی، مدیریت زنجیره تامین و توزیع کالا وابسته است. این نوع ERP بسیار متفاوت از ERP مبتنی بر مشتری مانند ERP یک موسسه مالی است.

Open-Source ERP

یک سیستم ERP اُپن سورس دسترسی کاربران را به کد منبع فراهم می کند. این بدان معناست که یک شرکت می تواند ERP را سفارشی، اصلاح یا توزیع مجدد کند تا نیازهای شرکت را بهتر برآورده کند. پیاده سازی و نگهداری سیستم های ERP منبع باز ممکن است در مقایسه با راه حل های ERP تجاری به تخصص فنی و منابع بیشتری نیاز داشته باشد.

ERP کسب و کار کوچک

از سوی دیگر، سیستم های ERP کسب و کارهای کوچک به طور خاص برای نیازهای کسب و کارهای کوچک و متوسط (SMB) طراحی شده اند. این نوع از سیستم‌های ERP سعی می‌کنند تعادل را در ارائه عملکردهای ضروری با قیمت مقرون‌ به‌صرفه‌تر ایجاد کنند. از آنجایی که راه‌حل‌های ERP کسب‌وکارهای کوچک استحکام کمتری دارند، در مقایسه با سیستم‌های ERP در سطح سازمانی، اغلب پیاده‌سازی آسان‌تر و نیاز به سفارشی‌سازی کمتری دارند.

ERP لایه ای

سیستم های ERP سطحی، سطوح مختلفی از عملکرد و مقیاس پذیری را برای پاسخگویی به مشاغل با اندازه ها و پیچیدگی های مختلف ارائه می دهند. شرکت‌ها می‌توانند ردیفی را انتخاب کنند که به بهترین وجه با نیازها و بودجه فعلی آنها مطابقت داشته باشد، با گزینه ارتقا یا سفارشی کردن مطابق با نیازهایشان. این امر مستلزم افزودن ماژول‌ها به محض مرتبط شدن است (یعنی شرکتی که در حال مقیاس‌پذیری برای عملیات بین‌المللی است ممکن است منتظر اجرای ماژول‌های فعلی خارجی باشد).

اهمیت ERP

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی راه حل های تک سیستمی را ارائه می دهد که فرآیندها را در سراسر تجارت یکپارچه می کند. این برنامه ها به کاربران اجازه می دهند تا در یک رابط واحد تعامل داشته باشند، اطلاعات را به اشتراک بگذارند، و همکاری متقابل را فعال کنند. آنها بهره وری، همکاری و کارایی را افزایش می دهند.

ERP در مقابل CRM

پلتفرم های ERP و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) دو نوع مختلف از سیستم های نرم افزاری مورد استفاده در تجارت هستند. در هسته خود، ERP بر روی فرآیندها و عملیات داخلی کسب و کار متمرکز است، در حالی که CRM حول مدیریت تعاملات با مشتریان و مشتریان بالقوه متمرکز است.

سیستم های ERP برای یکپارچه سازی و خودکارسازی عملکردهای اصلی کسب و کار طراحی شده اند. در مقابل، سیستم های CRM به مدیریت روابط و تعاملات با مشتری اختصاص داده شده اند. این می تواند از مواردی مانند سرنخ های فروش، کمپین های بازاریابی، سوالات خدمات مشتری و مدیریت تماس متغیر باشد. در حالی که هدف ERP ها ساده کردن فرآیندها است، هدف CRM ها افزایش تعامل، رضایت و وفاداری مشتری است.

سیستم های ERP و CRM با وجود حوزه های تمرکز متمایزشان، اغلب در مناطق خاصی با هم همپوشانی دارند. بسیاری از سیستم های ERP مدرن شامل قابلیت های CRM هستند. این ادغام به کسب و کارها امکان می دهد تا اطلاعات مشتری مانند جزئیات تماس، سابقه خرید و گزارش های ارتباطی را بین سیستم های ERP و CRM همگام کنند.

جمع بندی

در این مطلب به معرفی سیستم ERP و مزایای فراوان آن در بهبود مدیریت منابع سازمان، کاهش هزینه‌ها، افزایش کارایی، و ارتقای بهره‌وری پرداختیم. انتخاب سیستم ERP مناسب، بسته به نیازهای خاص هر سازمان، می‌تواند مسیر موفقیت و رشد پایدار را هموار سازد. با اجرای درست این سیستم‌ها، کسب‌وکارها قادر خواهند بود فرآیندهای خود را به بهترین نحو مدیریت کنند و در رقابت بازار پیشتاز باشند. شرکت داریا با تجربه درخشان خود، راهکارهای مطمئنی در زمینه ارائه سیستم‌های ERP به سازمان‌ها ارائه می‌دهد تا شما بتوانید بهترین نتایج را در بهینه‌سازی عملکرد خود به دست آورید. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره، با ما تماس بگیرید. شرکت داریا، وارد کننده معتبر محصولات و دستگاه های امنیت شبکه برند های فورتی نت، سیسکو .سوفوس است که شما می توانید جهت مشاوره رایگان و خرید فایروال با کارشناسان ما در ارتباط باشید.